DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. DÉNOMINAITON SOCIAL (NOM)
«Marché fermier du comté de Huntingdon»

Dans les règlements qui suivent, le mot «association» désigne : Marché fermier du comté de Huntingdon

2. SIÈGE SOCIAL
Le siège social de l’association est établi dans la ville de Huntingdon à la résidence du secrétaire-trésorier ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.

3. BUTS
Les buts de l’association sont :

À des fins de développement local rural et sans intention de gain pécuniaire de ses membres :

• Organiser la tenue d’un marché fermier pour les producteurs agricoles et les artisans de la région sans intention de faire de gains pécuniaires et dans un but de développement sociaux économique et local. Tout profit ou tout autre gain de semblable nature que pourrait faire l’association seront utilisés uniquement pour la poursuite de ses objets;
• Fournir un contact privilégié entre producteurs et citoyens, stimuler l’intérêt du public et une consommation accrue des produits locaux et éduquer le public sur l’agriculture;
• À ces fins solliciter, recevoir et administrer des subventions ou contributions de toutes natures.

4. MEMBRES

4.1 Membres actifs
Tout producteur agricole, transformateur, artisan ou citoyen intéressé à participer aux activités de l’organisme peut devenir un membre actif en se conformant aux conditions suivantes :

• Avoir 18 ans ou plus;
• Appuyer, respecter et faire la promotion des buts de l’association;
• Satisfaire à toutes autres conditions que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement;

4.2 Catégories de membres

a. Membres Vendeurs
Tout producteur agricole, transformateur ou artisan produisant ce qu’ils vendent au marché peuvent devenir un membre vendeur s’ils ont payé pour et participé à au moins une journée de location d’espace au marché durant l’année.

b. Membres Amis du Marché
Toute personne ou tout représentant d’organisme qui peuvent apporter un soutien particulier à l’association et qui ont payé la cotisation annuelle.

c. Membres associés
Un représentant du MAPAQ, le CLD ou autre organisation acceptée par le conseil d’administration peuvent être invité comme observateurs aux réunions à titre de conseillers. Les membres associés n’ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d’administration. Les membres associés ne sont pas obligés à payer les frais de la cotisation

4.3 Cotisation annuelle
Le conseil d’administration fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

4.4 Cartes de membres
Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, délivrer des cartes de membres.

4.5 Suspension ou expulsion
Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de l’association.

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où son cas sera étudié.

5. ASSEMBLÉE DES MEMBRES

5.1 Assemblée annuelle
L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 10 jours avant l’assemblée, mais l’assemblée générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

5.2 Assemblée extraordinaire
Le conseil d’administration ou 10 membres ayant droit de vote peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire au lieu, date et heure qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion. Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres ou plus, doit produire une demande écrite, signée par ces 10 membres ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

5.3 Ordre du jour
L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

• L’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
• La présentation des états financiers et du budget;
  L’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;
• L’élection ou la réélection des administrateurs;
• Nomination d’un vérificateur.

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

5.4 Quorum
Le quorum est constitué de 8 membres actifs.

5.5 Vote
À une assemblée des membres, les membres actifs et les membres vendeurs en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament le scrutin secret.
Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité par une majorité spécifiée, ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres actifs en règle présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1).

6. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1. Nombre d’administrateurs
Le conseil d’administration compte sept membres, dont au moins deux citoyens, au plus quatre membres vendeurs, ainsi qu’un représentant de la municipalité de Huntingdon. Il lui est loisible de désigner un comité exécutif de trois membres. Toutefois, les pouvoirs délégués devront être soumis à l’approbation de l’assemblée générale convoquée par écrit.
(Modifié AGA 29.01.08, AGA 14.06.2021, AGA 4.5.2023)

6.2 Éligibilité
Tout membre actif, à l’exception des membres associés, a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration.

6.3 Durée des fonctions
Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux ans. Ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.

6.4 Élection
Il y a élection de la moitié des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres.

S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs de l’association pour combler cette vacance pour le reste du terme.

Un membre du conseil d’administration, élu comme représentant des vendeurs et qui durant son mandat perd sa qualité de vendeur, tel que défini à l’article 5a du présent règlement, doit démissionner du conseil à la prochaine assemblée générale annuelle. (Modifié AGA 29.01.09, AGA 17 février 2010).

6.5 Devoirs des administrateurs
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de l’association.

Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres, un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’association.

Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager. Un budget annuel doit être préparé et adopté par les administrateurs.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

6.6 Réunions du conseil d’administration
Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’association.

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les membres du conseil, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par un avis écrit ou verbal envoyé par courrier ordinaire, par courriel ou par télécopie à chacun des membres, au moins sept (7) jours à l’avance. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite.

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle, et l’avis de convocation n’est alors pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

Le conseil d’administration peut tenir des réunions à la date fixée par les membres du conseil d’administration soit en un lieu précis ou par conférence téléphonique.

6.7 Ordre du jour
Le projet de l’ordre du jour doit être inclus dans l’avis de convocation et sera étudié et adopter lors de la réunion.

6.8 Quorum
Il y a quorum si quatre des membres du conseil sont présents.

6.9 Vacance
Il y a vacance dans le conseil d’administration par suite de :

• La mort ou la maladie d’un de ses membres;
• La démission par écrit d’un membre du conseil;
• L’expulsion d’un membre du conseil;
• Trois absences non motivées par année.

En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu’il y ait quorum.

7. DIRIGEANTS

7.1 Élection
Les dirigeants sont élus par le conseil d’administration.

7.2 Président
Le président de l’association préside les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’association. Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe généralement, avec le secrétaire, les documents qui engagent l’association. Il s’occupe également des relations publiques.

7.3  Vice-président
Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président.

7.4 Secrétaire
Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de l’association avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l’association. Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

7.5 Trésorier
Le trésorier veille à l’administration financière de l’association. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Durant la saison du marché, la personne responsable de la gestion du marché peut s’acquitter des dépôts.

Tout chèque payable à l’association doit être déposé au compte de l’association. Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

7.6 Rémunération
Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs responsabilités comme administrateurs. Seules les dépenses autorisées et effectuées pour l’association sont remboursables ainsi que des travaux de coordination approuvés par le conseil d’administration.

7.5 Comités
Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de l’association de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

8. FINANCES

8.1 Affaires financières
Le conseil d’administration détermine l’institution financière où le trésorier effectue les dépôts de l’association.

8.2 Exercice financier
L’exercice financier commence le 1e janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant, mais le conseil d’administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

Les livres de l’association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, aux heures d’ouverture du siège social, par tous les membres en règle qui en feront la demande au trésorier.

8.3 Modifications aux règlements
Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement à l’exception de l’article 4a.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres; si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée annuelle elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.

Adoptés à l’assemblée de fondation :18 janvier 2007
Modifiés 29 janvier 2009, 17 février 2010, 13 mars 2011, 8 avril 2015, 4 mai 2023